Die Wahl des richtigen Qualitätsmanagementsystems (QMS) ist eine wichtige Entscheidung, die sich auf Qualitätskontrolle, Compliance und allgemeine betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens auswirken kann. Dieser Leitfaden bietet wertvolle Einblicke und ein Rahmenwerk im Checklisten-Stil, der Ihnen hilft, die QMS-Lösung zu beurteilen und auszuwählen, die am besten auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist.

1. Beurteilen Sie die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens

Definieren Sie Ihre Ziele: Identifizieren Sie die spezifischen Ziele, die Sie durch die Implementierung eines QMS erreichen möchten.

Bewerten Sie die regulatorischen Anforderungen: Seien Sie sich im Klaren über die branchenspezifischen Vorschriften, Standards und Richtlinien, die Ihr Unternehmen einhalten muss.

Bestimmen Sie Anwendungsbereich und Maßstab: Ermitteln Sie Größe und Komplexität Ihres Unternehmens und den Umfang der erforderlichen QMS-Implementierung.

2. Berücksichtigen Sie die wichtigsten Funktionen und Merkmale

  • Dokumentenlenkung: Bewerten Sie die Funktionen für Erstellung, Kontrolle, Versionierung, Genehmigungs-Workflows und Zugänglichkeit von Dokumenten.

  • Risikomanagement: Beurteilen Sie die Fähigkeit des Systems, Risiken im Zusammenhang mit Produktqualität, -sicherheit und -konformität zu identifizieren, zu bewerten und zu managen.

  • Audit-Management: Berücksichtigen Sie die Funktionen im Zusammenhang mit Planung, Terminierung, Durchführung und Nachverfolgung interner und externer Audits.

  • Schulungsmanagement: Beurteilen Sie die Schulungsmöglichkeiten, einschließlich der Nachverfolgung von Mitarbeiterschulungen, Zertifizierungen und Kompetenzbewertungen.

Änderungsmanagement:  Sichern Sie kontinuierliche Prozess- und Produktqualität, steuern Sie Change-Control effizient und garantieren Sie umfassende Compliance.

Lieferantenmanagemt: Steuern Sie Ihre Lieferantenqualität digital, vernetzt und zentral.

  • Beschwerdemanagement: Optimieren Sie das Beschwerdemanagement über eine zentrale Plattform mit automatisierten Workflows und automatischen Erinnerungen, um die Kundenzufriedenheit zu steigern.

3. Gewährleisten Sie Benutzerfreundlichkeit und Systemintegration:

  • Benutzeroberfläche und Erfahrung: Berücksichtigen Sie Intuitivität, einfache Navigation und benutzerfreundliche Funktionen des Systems, um eine breite Akzeptanz zu gewährleisten.

  • Mobiler Zugriff und Remote-Funktionen: Beurteilen Sie, ob das System mobilen Zugriff und Remote-Funktionen unterstützt, damit die Flexibilität erhöht wird.

  • Integration mit bestehenden Systemen: Bestimmen Sie Kompatibilität und Integrationsmöglichkeiten mit anderen Softwaresystemen in Ihrem Unternehmen.

4. Bewerten Sie den Support des Anbieters und den Implementierungsprozess beim QM Software Vergleich

Ruf und Erfahrung des Anbieters: Recherchieren Sie Erfolgsbilanz, Branchenerfahrung und Kundenbewertungen des Anbieters, um sich ein Bild von seiner Glaubwürdigkeit und Expertise machen zu können.

Support und Schulungen für Kunden: Erkundigen Sie sich nach der Verfügbarkeit von Kundensupport, Schulungsressourcen und laufender Unterstützung durch den Anbieter.

Implementierungszeitplan und -prozess: Seien Sie sich im Klaren über den Implementierungszeitplan, die Methodologie und mögliche Unterbrechungen des Unternehmensbetriebs während des Übergangs.

5. Fordern Sie Demos und Referenzen an:

Fordern Sie Produktdemos an: Planen Sie Termine für Demonstrationen mit potenziellen Anbietern, um die Funktionsweise der Software aus erster Hand zu erleben.

Holen Sie Kundenreferenzen ein: Kontaktieren Sie bestehende Kunden der QMS-Anbieter, um Informationen über deren Erfahrungen, Probleme und allgemeine Zufriedenheit zu erhalten.

Fazit

Die Auswahl des richtigen Qualitätsmanagementsystems (QMS) erfordert eine gründliche Bewertung Ihrer Unternehmensziele, Funktionen des Systems sowie Benutzerfreundlichkeit und Anbieterunterstützung. Berücksichtigen Sie regulatorische Anforderungen und die Kompatibilität mit bestehenden Systemen. Ein Checklisten-Rahmenwerk hilft, die Kriterien systematisch zu erfassen. TrackWise Digital® von Honeywell bietet eine umfassende Lösung, die diese Anforderungen erfüllt. Wählen Sie anhand gründlicher Beurteilungen ein QMS, das mit Ihren langfristigen Qualitätsmanagementzielen und individuellen Anforderungen harmoniert.